LA FACTURA: COMPAÑERA INSEPARABLE DEL AUTÓNOMO

Esta semana queremos hacer hincapié en uno de los elementos más importantes en el día a día de las personas que trabajan por cuenta propia, la factura. Seguro que todos estáis familiarizados con este concepto, sin embargo, en numerosas ocasiones observamos como acaba siendo fuente de inconvenientes a la hora de cumplir con las obligaciones derivadas del ejercicio de una actividad económica, así que vamos a repasar algunas cuestiones básicas. 

La principal premisa es que la factura es, salvo alguna excepción, el único documento que justifica un gasto o un ingreso. Es decir, un albarán, una nota de entrega, una factura simplificada (ticket) o similares no valen para nada a la hora de declarar el rendimiento obtenido ante hacienda. Esto provoca que muchas veces, ya sea por descuido, por extravío o cualquier otro motivo, no se posee la factura que acredita el gasto por lo que a la hora de pagar impuestos como el IVA o el IRPF vemos como salimos perjudicados, ya que el beneficio real es menor del que somos capaces de justificar. Por lo tanto, es fundamental pedir la factura siempre que incurramos en cualquier gasto relacionado con nuestra actividad para que este sea deducible, no podemos dar por hecho que “ya me la enviarán”, hay que pedirla. 

En segundo lugar, tenemos que asegurarnos de que la factura contenga todos los datos necesarios para que sea correcta: fecha, número de factura, nombre, CIF y domicilio de ambas partes, descripción del servicio o producto y el precio con el desglose de IVA y retención de IPRF si la hubiera.  

Por otro lado, cuando realizamos un servicio o una venta, somos nosotros los que debemos emitir la factura correspondiente con los mismos requisitos expuestos anteriormente desde ese mismo momento en que la venta o servicio ha finalizado. Sin embargo, en determinadas ocasiones, por ejemplo en comercios o bares, habitualmente no se generan facturas por todas las ventas realizadas ya que se perdería más tiempo en hacerlas que en desarrollar la actividad propiamente. En estos casos se permite emitir facturas simplificadas (tickets) a cada cliente, pero es obligación de todo empresario realizar con posterioridad una factura resumen que incluya todas esas operaciones diarias y que lógicamente no estará dirigida a nadie en particular.  

Cabe destacar que si algún cliente solicita que se le entregue una factura ordinaria, estaremos obligados a ello por insignificante que sea el importe que refleje la misma. Por lo tanto, y volviendo al punto inicial, si eres un autónomo y realizas un gasto relacionado con tu actividad pide la factura ordinaria siempre, y si te ponen pegas insiste ya que es obligatorio por ley facilitarla a todo aquel que la pida. 

Por último, desde JG Asociados queremos darte unos sencillos consejos para que no pierdas ninguna factura de gasto y no tengas que asumir una carga de impuestos mayor de la que te corresponde. 

-Ten a mano una carpeta o similar donde guardes única y exclusivamente las facturas, el resto (albaranes, notas de entrega, etc…) guárdalas en otra carpeta para no mezclar unos documentos con otros. 

-Anota en una lista (en papel, un Excel, etc…) todos los gastos que tengas en tu actividad y tacha aquellos que te hayan facilitado ya la factura para poder pedirla de nuevo a aquellos que no lo hayan hecho aún. 

-No dejes pasar el tiempo a la hora de pedirlas. Conviene que al menos a final de cada mes repases esa lista para pedir las que falten. 

-Si aún con todo esto, crees que todavía hay alguna factura que haya podido perderse por el camino, puedes pedir a tus principales proveedores una relación de facturas semanal, mensual o trimestral (dependiendo de la frecuencia de operaciones) para comprobar si falta alguna o no. 

Recordamos que la tarea de recopilar las facturas es tarea y obligación del empresario para que, una vez entregadas al asesor, este pueda realizar la pertinente contabilidad de las mismas y confeccionar los modelos de impuestos que correspondan. Si te surge alguna duda sobre alguna factura, lo mejor es que le consultes lo antes posible para evitar cualquier complicación futura o pagar más de lo que te corresponde en tus declaraciones. 

Si deseas recibir más información acerca de nuestra asesoría para autónomos puedes contactar con nosotros en nuestra oficina en Santurtzi o a través de los medios habituales.